Zusammenarbeit Schritt für Schritt

Was Sie tun

1. Sie senden uns das unterzeichnete Auftragsschreiben als Scan per E-Mail zurück. Es nennt Umfang und Termine Ihres Mandats.
2. Sie unterzeichnen die Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen. Das Formular finden Sie unter Downloads & Formulare.
3. Sie registrieren sich für die DATEV-Anwendungen nach den Hinweisen, die für Ihren Zugang bereitgestellt werden, und hinterlegen Ihre Kontaktdaten für Rückfragen.
4. Bei einem Betrieb nutzen Sie getrennte Geschäftskonten bei einer Bank mit Schnittstelle zum DATEV-Rechenzentrum. Fehlt die Schnittstelle, stimmen wir den Weg mit Ihnen ab.

Was wir tun

1. Wir stoßen den DATEV-Vertrag für Ihre Anwendungen an. Bei einem Betrieb schließen Sie ihn als eigenen Vertrag mit DATEV; die Vorbereitung übernehmen wir.
2. Wir stimmen mit Ihnen ab, welche Anwendungen Sie nutzen, und binden Ihre Geschäftskonten an.
3. Wir melden uns für ein kurzes Kennenlerngespräch und klären offene Punkte des Anfangs.
4. Unsere Arbeit beginnt mit dem ersten offenen Zeitraum. Zeiträume, die noch an anderer Stelle bearbeitet werden, bleiben dort.

Pflichtangaben einer Rechnung

1. Name und Anschrift des Ausstellers und Ihres Betriebs als Empfänger.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.
3. Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer.
4. Menge und Art der Lieferung oder Leistung und der Zeitpunkt, zu dem sie erbracht wurde.
5. Entgelt je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art, Bruttobetrag und Steuersatz. Eine Rechnung, die auf Sie privat statt auf den Betrieb lautet, kann nachträglich nicht umgeschrieben werden.

Notizen auf dem Beleg

1. Wird Ware aus dem Betrieb privat oder intern verwendet, vermerken Sie das auf dem Beleg.
2. Wird eine Anschaffung gemischt genutzt, etwa ein Fahrzeug oder ein Telefon, notieren Sie den betrieblichen Anteil.
3. Bei Anlagegütern brauchen wir Lieferant, Bezeichnung mit Marke und Modell und die Seriennummer oder Fahrgestellnummer.
4. Ist der Zweck einer Ausgabe nicht aus dem Beleg ersichtlich, genügt ein Wort am Rand.

E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD empfangen können. Laden Sie E-Rechnungen im Originalformat in Unternehmen online hoch; die Datei im Format XML ist aufzubewahren, ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie genügt dafür nicht. Für den Versand eigener E-Rechnungen gelten Übergangsfristen; wann sie für Sie greifen, klären wir mit Ihnen.

Scannen und Aufbewahren

Der digitale Beleg ist der vereinbarte Weg. Papierbelege scannen Sie selbst, mit 200 dpi in Schwarz-Weiß; das hält die Speicherkosten bei DATEV niedrig. Digitalisieren wir Papier ausnahmsweise für Sie, berechnen wir das gesondert.

Die Originale bleiben bei Ihnen: Der Upload ersetzt die Aufbewahrung nicht. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen laufen weiter; sie betragen je nach Unterlage mehrere Jahre, für Bücher zehn. Wollen Sie Papier dauerhaft ersetzen, braucht es eine Verfahrensdokumentation; dazu beraten wir.

Ihre eigenen Rechnungen

Geben Sie auf Ihren Rechnungen, im Impressum und auf Geschäftsbriefen Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an, nicht die Steuernummer; die Steuernummer behandeln Sie vertraulich.

Bei Kunden in anderen Staaten der Europäischen Union prüfen Sie deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vor der Leistung und bewahren den Nachweis auf; die Steuerfreiheit der Lieferung hängt daran und lässt sich nachträglich nicht herstellen. Fällt Ihnen bei einer eingegangenen Rechnung ein unstimmiger Steuersatz auf, fordern Sie eine Korrektur an.

Wenn Sie Bauleistungen erbringen oder beziehen

Erbringt der Empfänger einer Bauleistung selbst nachhaltig Bauleistungen, schuldet er die Umsatzsteuer, nicht der Aussteller der Rechnung. Prüfen Sie Rechnungen von Subunternehmern vor der Zahlung: Weisen sie Umsatzsteuer aus, obwohl Sie selbst Bauleistungen erbringen, fordern Sie eine Korrektur an.

Vor einer eigenen Rechnung klären Sie, ob Ihr Kunde selbst Bauleistungen erbringt; dann stellen Sie ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aus. Im Zweifel fordern Sie von Ihrem Kunden die Bescheinigung seines Finanzamts darüber an und bewahren sie auf.

Steuererklärung und Jahresabschluss

1. Wir stellen Ihnen den Entwurf als Aufgabe im MyDATEV Portal bereit und benachrichtigen Sie.
2. Sie lesen den Entwurf und prüfen ihn auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Fehlt etwas oder stimmt eine Angabe nicht, schreiben Sie uns; wir ändern den Entwurf.
3. Mit Ihrer Freigabe übermitteln wir die Erklärung elektronisch an das Finanzamt.

Was die Freigabe bedeutet

Mit der Freigabe erklären Sie, dass die Angaben vollständig und richtig sind. Dazu zählt auch, was nicht in den Unterlagen steht: eine Einnahme ohne Beleg, ein Konto im Ausland, eine Beteiligung. Nennen Sie uns solche Punkte vor der Freigabe; wir sagen Ihnen, ob sie in die Erklärung gehören.

Bis zur Freigabe bleibt die Erklärung liegen; ein Entwurf ohne Antwort wird nicht übermittelt. Bemerken Sie nach der Übermittlung, dass etwas fehlt oder nicht stimmt, sagen Sie es uns umgehend.

Neue Mitarbeiterin, neuer Mitarbeiter

1. Sie füllen den Personalfragebogen für die Lohn-Stammdaten vollständig aus; bei geringfügiger oder kurzfristiger Beschäftigung ergänzen Sie den entsprechenden Fragebogen.
2. Sie geben uns die Unterlagen vor dem ersten Arbeitstag. Welche Meldungen bis wann erforderlich sind, hängt vom Beschäftigungsverhältnis und gegebenenfalls der Branche ab.
3. Fehlen einzelne Angaben, fragen wir gezielt nach.

Beide Fragebögen finden Sie unter Downloads & Formulare.

Krypto & Fremdwährungen

1. Stellen Sie die verfügbaren Transaktions-, Einzahlungs- und Auszahlungsdaten aller genutzten Anbieter bereit, möglichst im angebotenen Originalformat.
2. Nennen Sie Wallet-Adressen und bekannte Datenlücken.
3. Fehlende oder nicht mehr abrufbare Daten stimmen wir mit Ihnen ab.

Mehr zum Thema: Krypto & Fremdwährungen.

EU-Bedienstete und abgeordnete nationale Sachverständige (Seconded National Experts, SNE)

1. Hilfreich sind die Unterlagen zu Ihrem Beschäftigungs- oder Entsendungsstatus und Ihren Bezügen. Bei SNE gehören dazu insbesondere Entsendungsunterlagen, Abrechnungen des nationalen Arbeitgebers und gegebenenfalls Nachweise über Zahlungen der EU-Institution.
2. Zusätzlich benötigen wir Wohnsitznachweise und die Vorjahresbescheide.

Themenseiten: EU-Bedienstete und SNE.

Fliegendes Personal

Für Beschäftigte in der Luftfahrt gibt es eine eigene Seite mit den Unterlagen, die wir für die Steuererklärung brauchen: Steuern und Fliegen.